Guía práctica para empleadores y equipos de Talento Humano conforme a las normas y fuentes jurídicas revisadas para este artículo.
Una falta puede estar probada y la sanción, aun así, quedar mal sustentada
En materia disciplinaria no basta con que la empresa esté convencida de que el trabajador incumplió una obligación. También importa cómo se investigó el hecho, qué pruebas se trasladaron, qué oportunidad tuvo el trabajador para defenderse y cómo quedó motivada la decisión.
La Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y reforzó las reglas del debido proceso disciplinario. Esto obliga a las empresas a revisar no solo el contenido de sus reglamentos internos, sino también la manera en que documentan cada actuación.
Antes de empezar: primero determine si está frente a una sanción disciplinaria, una terminación con justa causa o un empleador sometido a un régimen simplificado. La clasificación cambia el procedimiento que debe seguirse.
Paso 1. Clasifique jurídicamente la decisión
No toda medida empresarial tiene la misma naturaleza.
- Sanción disciplinaria: comprende medidas previstas como sanción en el Reglamento Interno de Trabajo, como suspensiones o multas, y exige observar el procedimiento correspondiente.
- Terminación con justa causa: las fuentes utilizadas para este artículo recogen la regla jurisprudencial según la cual el despido con justa causa no constituye por sí mismo una sanción disciplinaria, salvo que el propio reglamento lo haya incorporado dentro de una escala sancionatoria. Aun en ese escenario, resulta prudente documentar la oportunidad del trabajador para pronunciarse sobre los hechos.
- Régimen simplificado: las fuentes revisadas identifican un tratamiento especial para empleadores con menos de diez trabajadores y para empleadores de trabajadores del servicio doméstico, en el que se exige escuchar previamente al trabajador y respetar su derecho de defensa sin reproducir necesariamente todo el procedimiento formal.
La primera equivocación suele ocurrir antes de abrir el proceso: aplicar un trámite que no corresponde a la decisión que realmente se quiere adoptar.
Paso 2. Verifique si existen bases suficientes para abrir el proceso
Antes de formular cargos, revise cinco elementos.
Tipicidad
La conducta debe estar prevista como falta en el Reglamento Interno de Trabajo, pacto, convención colectiva, fallo arbitral o contrato individual, en los términos señalados por el artículo 114 del CST.
Relación con el vínculo laboral
La conducta debe estar vinculada con una obligación laboral, una orden legítima, una regla de convivencia o una obligación de seguridad. Un desacuerdo, por sí solo, no necesariamente constituye una falta disciplinaria.
Suficiencia probatoria
Deben existir hechos verificables y soportes que permitan individualizar lo ocurrido: fechas, documentos, registros, testigos u otros elementos de prueba.
Inmediatez
La reacción del empleador debe producirse dentro de un tiempo razonable desde el conocimiento de los hechos. Una demora injustificada puede debilitar la decisión.
Proporcionalidad
La sanción debe guardar relación con la gravedad de la conducta y con la escala prevista en el Reglamento Interno de Trabajo.
Paso 3. Notifique formalmente la apertura
La comunicación debe realizarse por escrito y describir de manera clara y concreta los hechos, la conducta o la omisión atribuida al trabajador.
Una formulación genérica dificulta el derecho de defensa y también debilita el expediente de la empresa. El trabajador debe saber qué ocurrió, cuándo ocurrió y cuál es la conducta que se le atribuye.
Paso 4. Traslade las pruebas
El trabajador debe tener acceso a las pruebas en las que se fundamentan los cargos. No basta con mencionar que existen.
El traslado permite que la defensa pueda conocer, controvertir y aportar elementos frente al material utilizado por la empresa.
Paso 5. Conceda un término real de defensa
El artículo 115 del CST, modificado por la Ley 2466 de 2025, establece un término no inferior a cinco días para que el trabajador se pronuncie sobre los hechos, cuestione las pruebas y presente las que considere pertinentes.
Si la defensa se recibe verbalmente, conviene documentarla mediante acta. Cuando el trabajador pertenece a una organización sindical, puede estar acompañado por uno o dos delegados sindicales que sean trabajadores de la empresa, en los términos señalados por la norma.
Paso 6. Si aparece una incapacidad médica, evite decisiones automáticas
La incapacidad sobreviniente durante el procedimiento exige un análisis cuidadoso. Las fuentes revisadas para este artículo proponen tres criterios de manejo:
- Utilizar medios escritos o tecnológicos cuando sea posible y el trabajador tenga acceso, conforme a la posibilidad contemplada en el artículo 115 del CST.
- Revisar si la condición de salud puede activar un escenario de estabilidad laboral reforzada y qué conocimiento tiene la empresa de esa situación.
- Acreditar que los hechos investigados y las pruebas son anteriores o independientes de la incapacidad y que la condición médica no impidió el ejercicio efectivo del derecho de defensa.
Precaución: una incapacidad durante el proceso no hace desaparecer automáticamente la conducta investigada. Sin embargo, sí aumenta la necesidad de documentar que cualquier decisión se apoya en razones objetivas y que el trabajador pudo ejercer su defensa.
Paso 7. Adopte una decisión motivada y proporcional
La decisión final debe constar por escrito y explicar:
- Qué hechos se consideran probados.
- Qué pruebas fueron valoradas.
- Qué argumentos presentó el trabajador.
- Qué norma, obligación o disposición interna se considera incumplida.
- Por qué la medida adoptada es proporcional.
Una conclusión como “se sanciona por incumplimiento” no reemplaza una motivación suficiente.
Paso 8. Comunique la decisión y los mecanismos de impugnación
La decisión debe ser comunicada al trabajador junto con los mecanismos internos de impugnación previstos en el Reglamento Interno de Trabajo.
El proceso no termina cuando se firma la sanción. Termina cuando la decisión queda comunicada, documentada e incorporada correctamente al expediente laboral.
Checklist antes de sancionar
- Se clasificó correctamente la naturaleza de la medida.
- La conducta está tipificada cuando se trata de una sanción disciplinaria.
- Existen hechos y pruebas verificables.
- La empresa actuó dentro de un término razonable desde que conoció los hechos.
- La medida propuesta guarda proporcionalidad con la conducta.
- La apertura fue comunicada por escrito.
- Las pruebas fueron trasladadas al trabajador.
- Se otorgó un término no inferior a cinco días para la defensa.
- Si apareció una incapacidad médica, se documentó su tratamiento y la independencia de los hechos investigados.
- La decisión final está motivada y fue comunicada.
- Todo el trámite quedó incorporado al expediente laboral.
En conclusión
Un proceso disciplinario sólido no se construye cuando llega el momento de redactar la sanción. Se construye desde la primera noticia del hecho, con tipificación, prueba, oportunidad, defensa, proporcionalidad y trazabilidad.
La pregunta práctica es sencilla: si mañana un tercero revisara el expediente, podría entender qué ocurrió, qué pruebas existían, cómo se defendió el trabajador y por qué la empresa tomó esa decisión?
Una empresa que puede reconstruir su actuación está en mejor posición para explicar y defender sus decisiones.
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Referencias normativas
- Código Sustantivo del Trabajo, artículos 62, 108 numeral 16, 111, 114 y 115.
- Ley 2466 de 2025, artículo 7, que modifica el artículo 115 del CST. Consultar texto oficial
Jurisprudencia
- Corte Constitucional, Sentencia SU-449 de 2020, M.P. Alejandro Linares Cantillo, 15 de octubre de 2020. Consultar
- Corte Constitucional, Sentencia C-593 de 2014, M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, 20 de agosto de 2014. Consultar
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia SL1287-2021, M.P. Jimena Isabel Godoy Fajardo, 14 de abril de 2021. Consultar
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia SL1152 de 2023, 31 de mayo de 2023, sobre estabilidad laboral reforzada por salud.
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia SL2358-2024, radicado 93376, M.P. Marjorie Zúñiga Romero, 14 de agosto de 2024.
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia SL41867-2013, 30 de enero de 2013.
Doctrina y otras fuentes
- Ministerio del Trabajo, Circular 0048 de 2026, sobre aplicación del debido proceso disciplinario tras la Ley 2466 de 2025.
- Ámbito Jurídico, Sanciones al trabajador por su comportamiento deben estar previstas en el reglamento. Consultar
- Holland & Knight, Nuevos lineamientos generales sobre el debido proceso disciplinario. Consultar
- BTL Legal Group, Despido por justa causa: Corte Suprema reafirma que el fuero de discapacidad no protege conductas de acoso. Consultar
- Universidad Externado, La Corte Suprema de Justicia cambió su jurisprudencia en materia de estabilidad laboral reforzada por salud. Consultar
Nota editorial sobre el uso de inteligencia artificial
Este contenido fue elaborado con apoyo de herramientas de inteligencia artificial y sometido a revisión, validación y supervisión jurídica por un abogado experto. Las normas, sentencias y demás fuentes jurídicas citadas fueron verificadas antes de su publicación. La inteligencia artificial no se utilizó como fuente jurídica.