Términos y Condiciones del Servicio B2B

Identificación y definiciones

Los presentes Términos y Condiciones regulan la contratación y utilización de la solución tecnológica denominada Plataforma CameIA, desarrollada, administrada y operada por Compañía Administrativa para el Manejo Empresarial e Inteligencia Artificial S.A.S., sociedad identificada con NIT 902.067.109-4, que utiliza la sigla “CameIA”, con dirección comercial en Carrera 13 No. 93-67, Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico contacto@cameia.co y teléfono 312 521 4818.

“CameIA” se refiere a Compañía Administrativa para el Manejo Empresarial e Inteligencia Artificial S.A.S., como sociedad proveedora del servicio. “Plataforma CameIA” se refiere a la solución tecnológica, sus módulos, funcionalidades, interfaces, herramientas digitales, funcionalidades de inteligencia artificial y demás componentes puestos a disposición de las empresas clientes y sus usuarios autorizados.

1. Objeto y naturaleza del servicio

CameIA desarrolla y opera la Plataforma CameIA, una solución tecnológica B2B destinada a facilitar la gestión digital de información entre empleadores y trabajadores.

A través de la Plataforma CameIA, la empresa cliente puede crear perfiles de trabajadores y habilitar funcionalidades para que estos registren directamente novedades relacionadas con la gestión del talento humano, entre ellas horas extras, incapacidades, ausencias, vacaciones, permisos, documentos y otros eventos disponibles.

La Plataforma CameIA constituye una herramienta tecnológica de apoyo. CameIA no sustituye al empleador ni asume funciones propias del área de talento humano, de las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, de profesionales médicos, contadores, abogados, autoridades administrativas o judiciales.

Los presentes Términos regulan primordialmente una relación comercial B2B entre CameIA y empresas que utilizan la Plataforma CameIA en desarrollo de su actividad empresarial. Si excepcionalmente, atendiendo a las circunstancias concretas de una contratación, una empresa cliente reúne legalmente la calidad de consumidor o usuario, serán aplicables las disposiciones imperativas que correspondan.

Las normas de protección de datos personales serán aplicables en todos los eventos en que se traten datos personales de trabajadores, representantes, usuarios y demás Titulares involucrados.

2. Contratación y aceptación electrónica

La relación contractual se celebra entre CameIA y la empresa cliente. La persona que realiza el registro o completa el proceso de contratación declara que cuenta con facultades suficientes para actuar en nombre de la empresa cliente y vincularla jurídicamente respecto del servicio contratado.

La contratación y aceptación de estos Términos se realizará por medios electrónicos. Antes de activar la suscripción, CameIA pondrá a disposición de la empresa los presentes Términos y los demás documentos que formen parte de la relación contractual, particularmente la Política de Tratamiento de Datos Personales y el Anexo de Tratamiento de Datos Personales —DPA—.

CameIA conservará evidencia razonable de la aceptación electrónica, pudiendo registrar, entre otros elementos:

• La empresa contratante
• El usuario que realizó la aceptación
• La versión del documento aceptado
• La fecha y hora
• La acción afirmativa de aceptación
• Los registros técnicos razonablemente necesarios para demostrar el proceso

La aceptación electrónica producirá efectos jurídicos cuando el mecanismo utilizado permita identificar razonablemente al aceptante y evidenciar su intención de aceptar el contenido correspondiente, conforme a la Ley 527 de 1999 y demás disposiciones aplicables sobre mensajes de datos y comercio electrónico. La aceptación de estos Términos por parte de la empresa cliente no reemplaza ni supone las autorizaciones de tratamiento de datos personales que deban otorgar los trabajadores u otros Titulares cuando estas sean legalmente exigibles.

3. Creación del perfil y activación del trabajador

La empresa cliente crea en la Plataforma CameIA el perfil inicial del trabajador con los datos que resulten necesarios, pertinentes y legítimos para habilitar las funcionalidades contratadas. La empresa será responsable de determinar la existencia de una finalidad legítima para la creación del perfil y de cumplir las obligaciones que le correspondan como Responsable del Tratamiento.

La creación del perfil por parte del empleador no equivale a la aceptación de las Condiciones de Uso de la Plataforma CameIA por parte del trabajador.

El trabajador recibirá una invitación o mecanismo de activación de su cuenta. En su primer acceso podrá conocer las Condiciones de Uso aplicables, los avisos de privacidad correspondientes y, cuando resulte necesario, completar las autorizaciones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales.

4. Novedades registradas por el trabajador

Una vez activada su cuenta, el trabajador podrá registrar directamente a través de la Plataforma CameIA las novedades habilitadas por su empleador. Estas pueden comprender, entre otras:

• Horas extras
• Incapacidades
• Vacaciones
• Ausencias
• Permisos
• Documentos laborales
• Demás novedades incorporadas legítimamente a la Plataforma CameIA

CameIA conservará, en la medida técnica y razonablemente aplicable, trazabilidad sobre el usuario que creó o modificó una novedad, la fecha, la hora y el estado correspondiente. El registro de una hora extra, incapacidad, documento u otra novedad en la Plataforma CameIA no significa que CameIA la verifique, certifique, apruebe, liquide o reconozca jurídicamente. La revisión, aprobación, rechazo, liquidación, reconocimiento o decisión que corresponda pertenece a la empresa cliente, conforme a la legislación aplicable y a sus procedimientos internos.

5. Protección de datos personales

Respecto de los tratamientos laborales cuya finalidad sea determinada por la empresa cliente, esta actuará normalmente como Responsable del Tratamiento y CameIA como Encargado del Tratamiento.

Las condiciones específicas bajo las cuales CameIA trata información por cuenta de la empresa se desarrollarán en el Anexo de Tratamiento de Datos Personales —DPA—, que forma parte integral de la relación contractual.

CameIA podrá actuar como Responsable respecto de tratamientos propios necesarios para administrar su relación comercial, facturación, soporte, seguridad, prevención del fraude, trazabilidad, gestión de incidentes, atención de solicitudes y cumplimiento de obligaciones legales, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales.

La Plataforma CameIA constituye el medio tecnológico mediante el cual se ejecutan determinados tratamientos, pero la calidad jurídica de Responsable o Encargado corresponde a las personas naturales o jurídicas que determinan o ejecutan el tratamiento conforme a la legislación aplicable.

6. Incapacidades y datos de salud

Las incapacidades y demás documentos médicos que sean registrados mediante la Plataforma CameIA pueden contener datos personales sensibles relativos a la salud. CameIA aplicará controles de acceso y medidas de seguridad acordes con la naturaleza de esta información.

La empresa cliente deberá limitar internamente el acceso a quienes legítimamente necesiten conocer la información para desarrollar las funciones correspondientes y deberá evitar usos incompatibles, discriminatorios, desproporcionados o diferentes de las finalidades legítimamente establecidas.

Cuando la arquitectura técnica lo permita, CameIA procurará separar la información operativa necesaria para gestionar la novedad —por ejemplo, período y estado de una incapacidad— del documento médico completo.

7. Obligaciones de la empresa cliente

La empresa cliente se obliga a:

• Utilizar la Plataforma CameIA para finalidades legítimas relacionadas con su gestión empresarial y laboral
• Cumplir las obligaciones que le correspondan como Responsable del Tratamiento
• Contar con las autorizaciones, excepciones legales, avisos y demás fundamentos jurídicos que resulten aplicables
• Garantizar que cuenta con fundamento jurídico para tratar datos de terceros diferentes del trabajador titular de la cuenta, como hijos, beneficiarios, personas a cargo o familiares, cuando corresponda
• Crear perfiles únicamente cuando exista una finalidad legítima
• Limitar los datos recolectados o incorporados a aquellos necesarios, pertinentes y adecuados
• Administrar los usuarios, permisos y niveles de acceso
• Retirar oportunamente los accesos de personas que hayan perdido autorización para consultar la información
• Revisar las novedades registradas por los trabajadores
• Adoptar las decisiones laborales que correspondan bajo su responsabilidad
• Abstenerse de utilizar la Plataforma CameIA para discriminación ilícita, vigilancia desproporcionada, suplantación, acoso, vulneración de derechos o cualquier finalidad contraria al ordenamiento jurídico
• Mantener actualizada la información administrativa necesaria para la adecuada utilización del servicio

8. Obligaciones de CameIA

CameIA se obliga a:

• Prestar las funcionalidades de la Plataforma CameIA contratadas de acuerdo con el plan vigente
• Aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas razonables de seguridad
• Preservar la confidencialidad de la información
• Aplicar mecanismos razonables de control de acceso
• Tratar los datos que reciba por cuenta de la empresa dentro del alcance del servicio y de las instrucciones legítimas del Responsable
• Conservar trazabilidad razonable de las operaciones relevantes
• Colaborar con la empresa en el ejercicio de los derechos de los Titulares cuando CameIA actúe como Encargado
• Gestionar los incidentes de seguridad conforme a la legislación, el DPA y sus procedimientos internos
• Mantener medidas orientadas al cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada

9. Inteligencia artificial

La Plataforma CameIA puede incorporar funcionalidades de inteligencia artificial como herramientas tecnológicas de apoyo. Los resultados producidos o asistidos mediante inteligencia artificial pueden contener errores, imprecisiones o requerir interpretación humana.

Cuando dichos resultados puedan influir en decisiones laborales, económicas, jurídicas o relacionadas con la salud, deberán ser objeto de una revisión humana apropiada por parte de la empresa cliente. CameIA no pretende sustituir mediante inteligencia artificial el juicio profesional ni las decisiones que legalmente corresponden al empleador.

CameIA no utilizará los datos laborales o de salud tratados por cuenta de sus empresas clientes para finalidades propias incompatibles con la prestación del servicio. Cualquier nueva finalidad relacionada con entrenamiento, desarrollo, ajuste o mejora de modelos que implique tratamiento de datos personales deberá ser evaluada previamente desde las perspectivas jurídica, técnica y de seguridad y contar con la correspondiente habilitación jurídica.

Para determinadas funcionalidades de inteligencia artificial de la Plataforma CameIA, CameIA utiliza OpenAI API como proveedor tecnológico. Conforme a las condiciones vigentes aplicables a dicho servicio, los datos de entrada y salida enviados mediante la API no se utilizan por defecto para entrenar los modelos del proveedor, salvo que el cliente habilite voluntariamente mecanismos de compartición de información.

CameIA no habilitará voluntariamente mecanismos de utilización de datos personales de sus clientes para entrenamiento por parte del proveedor sin una evaluación jurídica, contractual y técnica previa y, cuando corresponda, sin cumplir los deberes de información y autorización aplicables.

10. Suscripción, pagos, renovación y cancelación

El precio, periodicidad, funcionalidades, alcance del plan, impuestos aplicables y condiciones de renovación serán informados antes de la contratación.

Los pagos podrán ser procesados mediante los proveedores habilitados por CameIA.

La empresa podrá cancelar su suscripción conforme a las condiciones informadas para el plan contratado, sin perjuicio de las obligaciones económicas previamente causadas.

Cuando exista renovación automática, esta condición deberá ser informada de manera clara antes de la contratación.

11. Seguridad de las cuentas

Las credenciales de acceso a la Plataforma CameIA son personales. La empresa deberá proteger sus cuentas administrativas, gestionar adecuadamente los permisos e informar a CameIA sobre accesos no reconocidos, posibles compromisos de credenciales, desvinculación de usuarios o cambios relevantes de rol.

CameIA podrá implementar o exigir mecanismos adicionales de autenticación cuando resulte razonable para proteger la seguridad del servicio.

Ninguna transmisión o almacenamiento de información mediante internet puede garantizar seguridad absoluta. CameIA implementará medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales a los riesgos identificados, sin que ello constituya una garantía absoluta de inexistencia de incidentes.

12. Disponibilidad, mantenimiento y fuerza mayor

CameIA procurará mantener la Plataforma CameIA disponible y segura. Pueden existir interrupciones derivadas de:

• Mantenimiento
• Actualizaciones
• Fallas de terceros
• Fallas de internet
• Indisponibilidad de proveedores tecnológicos
• Incidentes de seguridad
• Caso fortuito
• Fuerza mayor

Cuando resulte razonablemente posible, CameIA informará previamente sobre mantenimientos programados que puedan tener impacto material. Cuando el plan contratado incorpore compromisos particulares de disponibilidad, soporte o tiempos de respuesta, estos serán establecidos en la oferta comercial, orden de servicio, SLA o anexo correspondiente. Ninguna de las partes será responsable por incumplimientos originados exclusivamente en hechos de fuerza mayor o caso fortuito que cumplan los requisitos legales correspondientes; la parte afectada deberá procurar informar a la otra y adoptar medidas razonables para mitigar sus consecuencias.

13. Propiedad intelectual y datos del cliente

El software, marca, diseño, interfaces, documentación, estructura, funcionalidades, desarrollos y demás activos propios relacionados con la Plataforma CameIA pertenecen a CameIA o a sus titulares legítimos.

La contratación otorga a la empresa cliente un derecho de utilización limitado, no exclusivo, no transferible salvo autorización y sujeto al plan contratado.

La empresa y los trabajadores conservarán los derechos que legalmente les correspondan respecto de la información que legítimamente incorporen a la Plataforma CameIA.

La utilización de la Plataforma CameIA no implica la transferencia a CameIA de la titularidad de la información empresarial o laboral cargada por los usuarios.

14. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener bajo reserva la información confidencial de la otra que conozca con ocasión de la relación contractual. Se considera confidencial, entre otra, la información:

• Técnica
• Comercial
• Financiera
• Estratégica
• Empresarial
• Cualquier información que razonablemente deba considerarse reservada por su naturaleza

La información confidencial únicamente podrá utilizarse para los fines relacionados con la prestación o utilización del servicio. La obligación no resultará aplicable a información que la parte receptora pueda demostrar que era conocida legítimamente con anterioridad, se convirtió legítimamente en información pública sin incumplimiento, fue desarrollada de forma independiente, fue recibida lícitamente de un tercero autorizado, o deba ser revelada por orden de una autoridad competente. Cuando legalmente sea posible, la parte receptora informará a la otra sobre dicho requerimiento. El tratamiento de datos personales se regirá adicionalmente por la Política de Tratamiento de Datos Personales y el DPA.

15. Usos prohibidos

Está prohibido:

• Compartir credenciales o suplantar personas
• Acceder o intentar acceder sin autorización a cuentas, bases de datos o sistemas
• Vulnerar o intentar vulnerar medidas de seguridad
• Introducir código malicioso
• Interferir deliberadamente con la operación de la Plataforma CameIA
• Utilizar datos personales o de salud para finalidades ilícitas, discriminatorias o incompatibles
• Realizar ingeniería inversa en contravía de la ley o de los derechos de CameIA
• Utilizar la Plataforma CameIA para infringir derechos de terceros
• Utilizar la Plataforma CameIA para incumplir deliberadamente obligaciones laborales o de protección de datos
• Vender, ceder, comercializar o explotar indebidamente los datos personales a los que se tenga acceso mediante la Plataforma CameIA

16. Responsabilidad

CameIA responderá por las obligaciones que legal y contractualmente le correspondan como proveedor tecnológico y operador de la Plataforma CameIA.

CameIA no asume las decisiones propias del empleador ni garantiza la veracidad material de la información registrada por los usuarios por el solo hecho de encontrarse almacenada en la Plataforma CameIA.

Ninguna disposición de estos Términos pretende excluir o limitar responsabilidades cuando dicha exclusión o limitación se encuentre prohibida por la legislación aplicable. Salvo respecto de responsabilidades que legalmente no puedan excluirse o limitarse, incluida la derivada de dolo y, cuando corresponda jurídicamente, culpa grave, la responsabilidad total y acumulada de CameIA frente a la empresa cliente por daños directos derivados de la relación contractual, cuando resulte procedente, se limitará a las sumas efectivamente pagadas a CameIA por dicha empresa durante los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

En la medida permitida por la legislación aplicable, CameIA no responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos no imputable a su conducta ni por perjuicios derivados exclusivamente de decisiones adoptadas por la empresa cliente en su calidad de empleador.

17. Indemnidad

La empresa cliente mantendrá indemne a CameIA respecto de reclamaciones de terceros, incluidos trabajadores, que se originen directamente en:

• El incumplimiento imputable a la empresa de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento
• El uso ilícito de la Plataforma CameIA
• Instrucciones ilegales impartidas a CameIA
• Utilización indebida de información personal
• Ausencia de las autorizaciones o habilitaciones jurídicas que correspondan exclusivamente a la empresa

CameIA mantendrá indemne a la empresa cliente respecto de reclamaciones de terceros que se originen directamente en un incumplimiento imputable a CameIA de sus obligaciones como Encargado o de las medidas de seguridad que legal o contractualmente se encuentren a su cargo, con sujeción a los límites permitidos por la legislación aplicable.

18. Suspensión y terminación

CameIA podrá suspender razonablemente el acceso a la Plataforma CameIA cuando exista:

• Riesgo para la seguridad
• Uso fraudulento
• Incumplimiento contractual grave
• Falta de pago
• Utilización ilícita de la plataforma
• Requerimiento de autoridad competente

Cuando las circunstancias lo permitan, CameIA informará a la empresa sobre la causa de la suspensión. Al finalizar el servicio se aplicarán las reglas de exportación, devolución, eliminación, anonimización, bloqueo o conservación restringida previstas en el DPA y en la normativa aplicable.

19. Cesión

Ninguna de las partes podrá ceder la totalidad de su posición contractual a un tercero sin consentimiento previo de la otra parte, salvo los eventos permitidos por la ley o aquellos relacionados con procesos de fusión, adquisición, reorganización societaria, transformación empresarial o venta sustancial de activos.

En tales casos se informará a la otra parte dentro de un término razonable, siempre que ello resulte jurídicamente procedente. La cesión no podrá utilizarse para disminuir los niveles de protección de los datos personales.

20. Integridad del acuerdo y divisibilidad

Estos Términos, conjuntamente con la Política de Tratamiento de Datos Personales, el DPA, la oferta comercial, la orden de servicio y demás documentos que se incorporen expresamente por referencia, conforman el acuerdo aplicable entre las partes sobre las materias que regulan.

Si una disposición resulta inválida, ineficaz o inexigible, las demás conservarán su vigencia y efecto.

21. Modificaciones

CameIA podrá actualizar estos Términos por modificaciones legales, regulatorias, tecnológicas, operativas o funcionales. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por medios electrónicos.

Cuando la naturaleza del cambio requiera una nueva aceptación, CameIA solicitará dicha aceptación antes de aplicar la modificación correspondiente. La versión vigente permanecerá disponible a través de los canales digitales de CameIA.

22. Ley aplicable, resolución de conflictos y canales oficiales

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Las partes procurarán resolver mediante arreglo directo cualquier controversia relacionada con estos Términos. Si transcurridos treinta (30) días calendario desde la comunicación formal de la controversia no se alcanza una solución, esta será sometida a arbitraje ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, mediante árbitro único, en derecho y con sede en Bogotá D.C., conforme a su reglamento.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de aquellas competencias administrativas, judiciales o mecanismos de protección que tengan carácter imperativo y no puedan ser excluidos mediante acuerdo entre las partes.