Legales
Versión 1.0 · 14 de agosto de 2026
Este Anexo forma parte integral de los Términos y Condiciones del Servicio B2B suscritos entre la empresa cliente y Compañía Administrativa para el Manejo Empresarial e Inteligencia Artificial S.A.S., identificada con NIT 902.067.109-4, que utiliza la sigla CameIA, con dirección comercial en Carrera 13 No. 93-67, Bogotá D.C., Colombia, correo contacto@cameia.co y teléfono 312 521 4818.
Este Anexo regula las condiciones bajo las cuales CameIA trata datos personales por cuenta de la empresa cliente, en su calidad de Encargado del Tratamiento, con ocasión de la prestación del servicio a través de la Plataforma CameIA.
La empresa cliente actúa como Responsable del Tratamiento respecto de la información laboral cuya finalidad y medios esenciales determina, particularmente la relacionada con sus trabajadores.
CameIA actúa como Encargado del Tratamiento respecto de dicha información, sin perjuicio de los tratamientos propios en los que actúe como Responsable conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales.
El encargo comprende, entre otras, las siguientes actividades necesarias para prestar el servicio: recepción, almacenamiento, organización, consulta, actualización, circulación restringida, respaldo y eliminación de la información incorporada a la Plataforma CameIA por la empresa cliente o por los trabajadores que esta habilite.
CameIA únicamente tratará los datos dentro del alcance de este Anexo, del contrato y de las instrucciones legítimas e impartidas por medios razonablemente verificables por el Responsable.
El encargo podrá comprender datos de identificación, contacto, laborales, económicos, familiares y datos sensibles relativos a la salud de trabajadores, así como datos de otros Titulares que la empresa cliente incorpore legítimamente a la Plataforma CameIA, en los términos descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de CameIA.
CameIA tratará los datos de acuerdo con el contrato, este Anexo, la configuración del servicio contratado y las instrucciones adicionales que la empresa cliente imparta dentro del alcance de la relación.
Cuando una instrucción exceda el alcance de este Anexo o resulte contraria a la ley, CameIA lo informará a la empresa cliente antes de ejecutarla, sin perjuicio de su deber de abstenerse de ejecutar instrucciones manifiestamente ilegales.
La empresa cliente se obliga a:
CameIA se obliga a:
Cuando se procesen incapacidades u otros documentos que contengan datos sensibles relativos a la salud, CameIA aplicará controles de acceso reforzados conforme a lo descrito en su Política de Tratamiento y en su Manual Interno de Protección de Datos Personales.
La empresa cliente será responsable de contar con la habilitación jurídica correspondiente para el tratamiento de dichos datos y de limitar internamente el acceso a quienes lo necesiten legítimamente.
CameIA podrá utilizar proveedores tecnológicos para prestar los servicios de infraestructura, nube, comunicaciones, seguridad, soporte, pagos, inteligencia artificial y demás componentes necesarios para la operación de la Plataforma CameIA.
Un proveedor tendrá la calidad de subencargado del Tratamiento para efectos del presente DPA cuando efectivamente trate datos personales por cuenta de la empresa cliente, a través de CameIA y dentro de las finalidades e instrucciones correspondientes al encargo. Los subencargados que participen en el tratamiento de información laboral o de trabajadores estarán sometidos a obligaciones contractuales apropiadas de confidencialidad, seguridad, limitación de finalidad y protección de datos personales.
De acuerdo con la arquitectura tecnológica prevista para la Plataforma CameIA, podrán intervenir, entre otros:
La inclusión de un proveedor tecnológico en esta relación no significa automáticamente que dicho proveedor actúe como subencargado respecto de todos los tratamientos realizados mediante la Plataforma CameIA. En particular, los proveedores de procesamiento de pagos podrán actuar bajo un rol jurídico diferente respecto de determinados datos y operaciones propias del servicio de pagos; su condición como Responsable, Encargado o subencargado deberá determinarse de acuerdo con la naturaleza efectiva de cada tratamiento y las condiciones contractuales aplicables. CameIA mantendrá actualizado internamente el inventario de proveedores y subencargados, incluyendo, cuando corresponda, el servicio prestado, categorías de datos tratadas, ubicación del tratamiento, rol jurídico, condiciones contractuales y existencia de operaciones internacionales, e informará a la empresa cliente sobre cambios sustanciales en los subencargados que intervengan en el tratamiento de datos realizado por su cuenta.
Cuando un subencargado ubicado fuera de Colombia trate datos por cuenta del Responsable dentro de esta relación de encargo, CameIA exigirá contractualmente que dicho subencargado cumpla obligaciones de confidencialidad, seguridad y limitación de finalidad equivalentes a las previstas en la legislación colombiana.
Respecto de OVHcloud y de OpenAI, ambos con operación en Estados Unidos, CameIA implementará dichas garantías contractuales y, adicionalmente, procurará la suscripción de las Cláusulas Contractuales Modelo aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Circular Externa 003 de 2025, con base en los lineamientos de la Red Iberoamericana de Protección de Datos (RIPD), como medida adicional de robustecimiento del flujo de información.
Si en desarrollo del servicio resultara necesario entregar datos a un tercero que los trate como Responsable independiente fuera de Colombia, CameIA verificará previamente el cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluidos los requisitos sobre nivel adecuado de protección o las excepciones y mecanismos jurídicos aplicables, e informará a la empresa cliente cuando dicha operación resulte relevante para su relación.
CameIA comunicará a la empresa cliente, sin dilación injustificada, los incidentes de seguridad que afecten datos tratados por su cuenta, conforme al Protocolo de Incidentes y Brechas de Datos Personales de CameIA.
Como estándar operativo interno, CameIA procurará emitir una comunicación inicial dentro de las primeras veinticuatro (24) horas siguientes al momento en que exista información razonable que indique afectación de datos de la empresa cliente, sin perjuicio de que dicha comunicación pueda ser preliminar y actualizarse posteriormente.
Cuando resulte jurídicamente obligatorio, CameIA efectuará el reporte correspondiente ante la Superintendencia de Industria y Comercio dentro del término legal aplicable.
CameIA mantendrá evidencia razonable de sus medidas de cumplimiento y podrá atender solicitudes de información de la empresa cliente relacionadas con este Anexo, dentro de condiciones razonables de tiempo, alcance y confidencialidad.
Al terminar el servicio, CameIA devolverá, pondrá a disposición para exportación, eliminará, anonimizará o restringirá el acceso a la información tratada por cuenta de la empresa cliente, según se acuerde o según resulte aplicable conforme a las obligaciones legales de conservación.
CameIA mantendrá confidencial la información tratada por cuenta de la empresa cliente, incluso después de finalizada la relación contractual, y se obliga a que sus empleados, contratistas y subencargados observen la misma obligación.
La responsabilidad de las partes derivada de este Anexo se regirá por lo dispuesto en la cláusula de Responsabilidad de los Términos y Condiciones del Servicio B2B, sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente no puedan excluirse o limitarse.
Este Anexo podrá aceptarse electrónicamente como parte del proceso de contratación descrito en los Términos y Condiciones del Servicio B2B. CameIA conservará la versión aceptada, la empresa contratante, el usuario que aceptó, la fecha, la hora y el registro técnico correspondiente.
Este Anexo corresponde a la Versión 1.0 y rige desde el 14 de agosto de 2026, mientras se mantenga vigente la relación contractual entre la empresa cliente y CameIA.
CameIA podrá actualizarlo por cambios legales, tecnológicos o en sus subencargados. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por medios electrónicos y, cuando la naturaleza del cambio lo requiera, se solicitará una nueva aceptación.
